Es sorprendente la cantidad de veces que, al hacernos cargo de la gestión de redes y activos digitales de nuestros clientes, encontramos un verdadero caos: Sitios web que no se sabe dónde están alojados, cuentas de redes sociales creadas por personas que ya no laboran para la empresa, o incluso accesos importantes como propiedades de Google Analytics que nadie sabe quién maneja.
La gestión correcta de tus activos digitales no es un tema menor. La falta de control sobre ellos no solo pone en riesgo la operación diaria de tu organización, sino también su crecimiento a futuro. Sin embargo, organizar todos esos activos puede parecer abrumador. Por eso, hemos preparado una guía para ayudarte a clasificarlos, organizarlos y asegurarte de que todo esté bajo control.
¿Qué activos digitales debes tener en orden?
Antes de discutir algunas buenas prácticas, te recomendamos revisar que tienes control sobre todos los siguientes activos esenciales:
Dominios: ¿Sabes quién es el dueño de tu dominio? ¿Dónde fue registrado? ¿En qué fecha es su próximo vencimiento? Si tu dominio es administrado por un proveedor, ¿ya cuentas con un documento de delegación de propiedad?
Alojamiento y servidores: ¿Sabes dónde está alojado tu sitio web? ¿Sabes quién lo administra? ¿Tienes acceso? ¿Cuándo fue la última vez que tu proveedor te comunicó algo relacionado con tu servicio? ¿Tienes algún monitor de actividad enlazado a tu servicio? En caso de que deje de funcionar ¿alguien te avisaría?
Accesos a Cuentas de Redes Sociales: ¿Quién tiene acceso al Fanpage de Facebook?, ¿Qué teléfono está enlazado a Instagram?, LinkedIn, Twitter, TikTok. ¿Tu equipo tiene acceso administrativo a todo? Si trabajas con algún proveedor, ¿Tienes acceso a ver todo lo que pasa allí dentro?
Google Analytics: ¿Sabes quién tiene acceso a tus métricas de tráfico? ¿Cuántos administradores hay asignados dentro de la propiedad? Si utilizas Google Analytics para recopilar información sobre el tráfico de tu sitio web (algo altamente recomendado), mantener el control de la propiedad a nivel adminsitrativo es crítico para tu negocio.
Ad Accounts o Cuentas publicitarias: ¿Tienes acceso a las cuentas publicitarias que manejan la pauta de tu negocio? ¿Puedes ver en tiempo real las métricas del performance de cada campaña? Si trabajas con un proveedor externo, ¿Te han dado acceso Administrativo a toda la data?
Correos corporativos: ¿Tu empresa utiliza herramientas como Google Workspace u Office 365? ¿Sabes quién es el Super Administrador? Asegúrate de que todo esté centralizado y accesible a través de un acceso de Super Administrador con todos los privilegios. Si has delegado la función de cobros a un proveedor o colaborador, asegúrate de recibir notificaciones en caso de que la plataforma encuentre algún problema de cobro. El no recibirlas puede significar que un día te encuentres sin acceso a tus propios correos.
Otras herramientas colaborativas (Mailchimp, Canva, etc.): Si utilizas plataformas de gestión de redes, email marketing o diseño, revisa que los accesos estén actualizados y centralizados. Si alguien de tu equipo ha creado la cuenta, asegúrate de saber qué correo electrónico está siendo utilizado para gestionar el acceso. Si el día de mañana tu colaborador decide tomar unas vacaciones, podría dejarte sin control de la herramienta o acceso a la misma.
Contraseñas: Todas las contraseñas de los activos digitales deben estar almacenadas de manera segura, preferiblemente en un gestor de contraseñas corporativo. Las contraseñas débiles son uno de los puntos de acceso no deseado más común en organizaciones grandes. A través de tácticas de ingeniería social, atacantes podrían obtener acceso a información sensible o altamente confidencial. Para evitar este tipo de riesgos, utiliza algún gestor de contraseñas para equipos, a través del cual puedas compartir accesos con otros de forma segura. Olvídate de recordar contraseñas de memoria, eso ya es cuestión del pasado. Utiliza métodos de autenticación de doble factor (2FA) o de múltiple factor (MFA) para asegurar que tu información siempre está resguardada.
Ahora que sabes qué items debes revisar, sigue estas recomendaciones de buenas prácticas :
Buenas prácticas para gestionar tus activos digitales
Centraliza todos los accesos
Tener dispersos los accesos a tus activos digitales puede generar problemas serios. Utiliza un gestor de contraseñas para almacenar de forma segura y organizada todas las credenciales. En Perinola, podemos ayudarte a centralizar y organizar tus accesos, garantizando que siempre tengas control total.
Designa un responsable
Tener a alguien dentro de la empresa que sea responsable de gestionar los activos digitales es clave para evitar la pérdida de accesos. Si decides trabajar con un proveedor externo, asegúrate de que tú sigas siendo el dueño de todos los activos. En Perinola, actuamos como guardianes de tus activos, pero sabemos que la propiedad siempre es tuya.
No permitas el uso de correos personales
Uno de los errores más comunes que encontramos es que accesos importantes queden enlazados a correos personales. Esto genera un riesgo de pérdida de acceso si un colaborador deja la empresa. Asegúrate de que todas las cuentas se creen con correos corporativos. Nosotros podemos ayudarte a migrar y asegurar tus cuentas si ya te encuentras en esta situación.
Revisa y actualiza los permisos periódicamente
Haz una revisión periódica de los permisos de acceso a tus cuentas. ¿Todos los que tienen acceso realmente lo necesitan? ¿Existen personas que ya no deberían tenerlo? Si no estás seguro de cómo hacerlo, en Perinola podemos realizar una auditoría de accesos para asegurarnos de que solo las personas correctas tengan los permisos adecuados.
Elige proveedores de confianza
Hemos visto casos en los que los clientes pierden control de sus activos porque las agencias o proveedores desaparecen sin dejar rastro. Asegúrate de que tu proveedor tenga una trayectoria confiable. En Perinola, no solo te ofrecemos experiencia y confianza, sino que garantizamos que siempre serás el dueño de tus activos y tendrás acceso a todo.
Haz copias de seguridad regularmente
Asegúrate de que tu sitio web, bases de datos y otros activos digitales estén respaldados de manera regular, como mínimo una vez por semana. Nosotros podemos ayudarte a configurar copias de seguridad automáticas para que siempre tengas una versión de respaldo de tus activos.
Actualiza tu información de Pagos
¿Qué pasa si expira tu tarjeta de crédito o se te olvida pagar la renovación de tu dominio? Tu sitio web podría caer o, peor aún, podrías perder tu dominio. En Perinola, nos encargamos de gestionar cuentas de hosting, dominios y otros servicios para que no tengas que preocuparte de renovaciones que ocurren una vez al año.
Registra los dominios a nombre de tu empresa
Uno de los problemas más graves es cuando los dominios están registrados a nombre de colaboradores o proveedores. Esto puede generar situaciones complicadas en el futuro. Siempre asegúrate de que los dominios estén a nombre de la empresa. En nuestros 18 años de trayectoria hemos ayudado a decenas de personas y empresas cuyos dominios han caído en las manos equivocadas.
Activa la autenticación 2FA y/o MFA
La seguridad es fundamental en el mundo digital. Activa la autenticación de dos factores (2FA) o de múltiples factores (MFA) en todas tus cuentas importantes, desde redes sociales hasta Google Analytics. Si no sabes cómo hacerlo, podemos asesorarte para proteger tus activos de accesos no autorizados.
Realiza auditorías digitales periódicas
No basta con organizar tus activos una vez. Realiza auditorías periódicas para asegurarte de que todo siga bajo control. En Perinola, ofrecemos servicios de auditoría digital, revisando accesos, dominios, hosting y mucho más para garantizar que tu empresa siempre tenga el control de sus activos digitales.
Conclusión
Tener tus activos digitales en orden es fundamental para la seguridad y el crecimiento de tu empresa. En Perinola, no solo te ayudamos a gestionar estos activos, sino que nos aseguramos de que tú siempre seas el dueño. Nosotros seremos los guardianes, pero el control es tuyo.
¿Necesitas una auditoría o apoyo en la gestión de tus activos digitales? Estamos aquí para ayudarte a poner en orden todo lo que necesitas para que tu empresa siga creciendo sin problemas.
